I. Godziny przyjęć

Korespondencja przyjmowana jest wyłącznie w godzinach urzędowych, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–12:00 z wyłączeniem świąt ruchomych oraz pełni.

W przypadkach szczególnych, określonych w § 12 ust. 5 Regulaminu, dopuszcza się możliwość przyjęcia dokumentacji poza wskazanymi godzinami, wyłącznie za uprzednią, pisemną zgodą Szefa właściwego Departamentu lub osoby przez niego upoważnionej. Korespondencja złożona poza wyznaczonymi terminami bez wymaganej zgody podlega zwrotowi nadawcy wraz z adnotacją o przyczynie odmowy przyjęcia.

II. Wymagane formularze

• Formularz Zgłoszeniowy Nr 12-A – obowiązkowy w zakresie spraw ogólnych.
  
• Kwestionariusz Uzasadnienia Nr 4-B – wymagany w przypadku wniosków wymagających decyzji indywidualnej.
  
• Załącznik Bezpieczeństwa Nr 7-C – obligatoryjny dla korespondencji zawierającej informacje poufne lub zastrzeżone.
  
  Wymaga się złożenia formularzy w dwóch egzemplarzach (oryginał + kopia), opatrzonych podpisem osoby sporządzającej oraz parafką kierownika komórki wysyłającej.
  

III. Rejestracja korespondencji

Każda przesyłka musi zostać wpisana do Rejestru Pism Wpływających, prowadzonego przez właściwego referenta Biura Ministry Magii.

Rejestracja obejmuje: datę, godzinę wpływu, numer porządkowy, wskazanie nadawcy, adnotację o kompletności załączników oraz podpis przyjmującego urzędnika.

Przesyłki opatrzone klauzulą „Poufne” bądź „Do rąk własnych” rejestrowane są dodatkowo w Rejestrze Pism Poufnych, z oznaczeniem trybu przyspieszonego.

IV. Osoby wyznaczone do przyjmowania korespondencji wewnętrznej

• Departament Magicznych Gier i Sportów – p. Ludovic Bagman, referent ds. ewidencji rozgrywek.
  
• Departament Przestrzegania Praw Czarodziejów – p. Marian Towler, starszy referent.
  
• Departament Skarbu – p. Perseus Flint, referent ds. archiwizacji
  
• Departament Magicznych Wypadków i Katastrof – p. Albert Boot, referent sekcji reagowania natychmiastowego.
  
• Departament Tajemnic – zgodnie z regulacjami wewnętrznymi, przyjmowanie wyłącznie przez upoważnionego pracownika, bez wskazania personaliów.
  
• Departament Kontroli nad Magicznymi Stworzeniami – p. Helena Marchbanks, referentka komitetu ds. Opętań Śmiertelników
  
• Departament Międzynarodowej Współpracy Czarodziejów – p. Armand Delacour, sekretarz Szefa Departamentu
  
• Departament Transportu Magicznego – p. Wilfred Hopkirk, referent ds. ewidencji świstoklików.
  

V. Uwagi końcowe

Dokumenty nieopatrzone właściwymi formularzami, niekompletne lub nieczytelne podlegają zwrotowi bez rozpatrzenia.

Fakt zwrotu zostaje odnotowany w Rejestrze wraz z wyszczególnieniem przyczyny odmowy przyjęcia.

Uprasza się o ścisłe stosowanie wskazanych wytycznych celem uniknięcia nieporozumień proceduralnych oraz zapewnienia sprawności obiegu dokumentacji.

Szanowna Ministro Jenkins,

nie zamierzam owijać w bawełnę, pisząc ten list, bo nie na to jest pora po straszliwych wydarzeniach, które dotknęły cały Londyn, mnie i zapewne Panią. Ministerstwo zawiodło. Nie należy oczywiście szukać w tym momencie winnych - skupienie się na tej kwestii byłoby typowym tematem zastępczym, a wiem, że obecnie społeczeństwo oczekuje, że przyjmiemy wspólny front - bez awantur.

Zarówno ja i Pani wiemy, kto jest odpowiedzialny za cały koszmar poprzedniej nocy. Wie to cały Londyn, lecz Ministerstwo musi jasno to obwieścić, by na pewno nikomu nic się nie pomyliło. Nasze stanowisko musi być jasne niczym zaklęcie Lumos w ciemnościach (proszę wybaczyć tanią metaforę, spałem góra trzy godziny). I musimy działać. Szybko, stanowczo i bez kompromisów.

Pani nieobecność w Ministerstwie została niestety odnotowana i jeśli nie zaczniemy działać natychmiast, zostanie to zapamiętane na długie lata. Nie chcę oczywiście Pani pouczać. Moje słowa to wyraz troski o stabilność kraju i przede wszystkim wyciągnięcie ręki do współpracy. Nie możemy pozwolić, by terroryzowano cywili pod nosem Ministerstwa. Nie możemy zostawić ludzi samych z odbudową domów. Nie możemy dopuścić do eskalacji negatywnych nastrojów społecznych. Pociągnijmy winnych do odpowiedzialności. Powiedzmy otwarcie, kto stoi za atakami, nie kryjąc tego, jaka ideologia przyświecała atakującym. Tylko tak my wszyscy - z Wizengamotem włącznie - doszczętnie nie utracimy szacunku społeczeństwa. A kto wie? Może nawet go zyskamy. Nasi ludzie potrzebują wybawcy - pokażmy im, że Ministerstwo może nim zostać.

Jeśli Pani chciałaby porozmawiać o tym wszystkim, jestem otwarty na współpracę. Najlepiej niech Pani asystent skontaktuje się z moją praktykantką, Dolores. Na pewno uda się ustalić dogodny termin na rozmowę.

Mam nadzieję, że Spalona Noc nie potraktowała Pani okrutnie. Proszę pamiętać, że życzę Pani jak najlepiej.