Na podstawie § 4 ust. 2 „Regulaminu Obsługi Korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej Ministerstwa Magii” (Zarządzenie Ministra Nr 17/1948 z dnia 12 maja 1948 r., Dz. Urz. MM poz. 64, z późn. zm.) oraz zgodnie z wytycznymi Departamentu Przestrzegania Praw Czarodziejów uprzejmie informuje się, iż wszelka korespondencja adresowana do Pani Eugenii Jenkins winna być składana z zachowaniem poniższych zasad proceduralnych.
I. Godziny przyjęć
Korespondencja przyjmowana jest wyłącznie w godzinach urzędowych, tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–12:00 z wyłączeniem świąt ruchomych oraz pełni.
W przypadkach szczególnych, określonych w § 12 ust. 5 Regulaminu, dopuszcza się możliwość przyjęcia dokumentacji poza wskazanymi godzinami, wyłącznie za uprzednią, pisemną zgodą Szefa właściwego Departamentu lub osoby przez niego upoważnionej. Korespondencja złożona poza wyznaczonymi terminami bez wymaganej zgody podlega zwrotowi nadawcy wraz z adnotacją o przyczynie odmowy przyjęcia.
II. Wymagane formularze
- Formularz Zgłoszeniowy Nr 12-A – obowiązkowy w zakresie spraw ogólnych.
- Kwestionariusz Uzasadnienia Nr 4-B – wymagany w przypadku wniosków wymagających decyzji indywidualnej.
- Załącznik Bezpieczeństwa Nr 7-C – obligatoryjny dla korespondencji zawierającej informacje poufne lub zastrzeżone.
Wymaga się złożenia formularzy w dwóch egzemplarzach (oryginał + kopia), opatrzonych podpisem osoby sporządzającej oraz parafką kierownika komórki wysyłającej.
III. Rejestracja korespondencji
Każda przesyłka musi zostać wpisana do Rejestru Pism Wpływających, prowadzonego przez właściwego referenta Biura Ministry Magii.
Rejestracja obejmuje: datę, godzinę wpływu, numer porządkowy, wskazanie nadawcy, adnotację o kompletności załączników oraz podpis przyjmującego urzędnika.
Przesyłki opatrzone klauzulą „Poufne” bądź „Do rąk własnych” rejestrowane są dodatkowo w Rejestrze Pism Poufnych, z oznaczeniem trybu przyspieszonego.
IV. Osoby wyznaczone do przyjmowania korespondencji wewnętrznej
- Departament Magicznych Gier i Sportów – p. Ludovic Bagman, referent ds. ewidencji rozgrywek.
- Departament Przestrzegania Praw Czarodziejów – p. Marian Towler, starszy referent.
- Departament Skarbu – p. Perseus Flint, referent ds. archiwizacji
- Departament Magicznych Wypadków i Katastrof – p. Albert Boot, referent sekcji reagowania natychmiastowego.
- Departament Tajemnic – zgodnie z regulacjami wewnętrznymi, przyjmowanie wyłącznie przez upoważnionego pracownika, bez wskazania personaliów.
- Departament Kontroli nad Magicznymi Stworzeniami – p. Helena Marchbanks, referentka komitetu ds. Opętań Śmiertelników
- Departament Międzynarodowej Współpracy Czarodziejów – p. Armand Delacour, sekretarz Szefa Departamentu
- Departament Transportu Magicznego – p. Wilfred Hopkirk, referent ds. ewidencji świstoklików.
V. Uwagi końcowe
Dokumenty nieopatrzone właściwymi formularzami, niekompletne lub nieczytelne podlegają zwrotowi bez rozpatrzenia.
Fakt zwrotu zostaje odnotowany w Rejestrze wraz z wyszczególnieniem przyczyny odmowy przyjęcia.
Uprasza się o ścisłe stosowanie wskazanych wytycznych celem uniknięcia nieporozumień proceduralnych oraz zapewnienia sprawności obiegu dokumentacji.
W zależności od pełnionej funkcji w Ministerstwie istnieje procentowa szansa na to, że pismo Przepadnie Bez Wieści. Jeśli wysyłający korespondencję jest spoza Ministerstwa, owa szansa drastycznie wzrasta.
Korespondencja prywatna przechodzi przez ręce asystentki Pani Ministry, która segregując ją bierze pod uwagę tylko zaakceptowane we właściwym temacie relacje.
Korespondencja prywatna przechodzi przez ręce asystentki Pani Ministry, która segregując ją bierze pod uwagę tylko zaakceptowane we właściwym temacie relacje.